Modelli di documento

Cos’è un modello

Un modello è un layout aziendale fisso con campi che l’agente compila. L’agente vede solo l’elenco dei campi e la riga «quando usarlo»; il server controlla i valori, compila il layout e produce il PDF o, per un’email, il messaggio pronto da inviare. L’agente non vede mai l’HTML, quindi non può cambiare il layout.

I modelli appartengono all’account business. Owner ed editor della dashboard li modificano; chi ha accesso in sola lettura li vede senza cambiarli.

Crea un modello

Apri Modelli e scegli Nuovo modello.
Scegli un modello dalla galleria: si apre subito nell’editor. Oppure parti da una pagina vuota in un formato, Documento (A4), Presentazione (16:9) o Email (una colonna da 600 px), o Da HTML con una tua pagina (incollata o caricata), poi inserisci Nome e Quando usarlo.

Ogni formato si apre nello stesso editor. I modelli di partenza vengono copiati nel tuo account, quindi gli aggiornamenti del prodotto non cambiano mai il tuo modello. Duplica, nel menu ⋯ di un modello, ne fa una copia senza i suoi collegamenti.

Suggerimento — Gli agenti scelgono tra i modelli in base alla riga «quando usarlo»: descrivi la situazione, per esempio «Inviare un preventivo dopo una chiamata».

Modifica sul documento

Modifichi il documento così come viene prodotto; le modifiche si salvano da sole.

Decidi cosa scrive l’agente

Ciò che scrive l’agente è viola sulla pagina; tutto il resto è uguale in ogni documento.

Seleziona un elemento e rispondi a Chi lo scrive?: Sempre questo testo, oppure L’agente (per una tabella, L’agente compila le righe la trasforma in un elenco).
Per far scrivere all’agente solo alcune parole, selezionale e scegli Rendi campo; Rendi testo fisso riporta indietro un campo.
Elementi → Scritto dall’agente aggiunge campi già pronti: testo breve, paragrafi, data, importo, elenco, parte facoltativa e, in un’email, un link.

Campi elenca tutto ciò che compila l’agente e segnala le descrizioni che mancano; fai clic su una riga per trovarla sulla pagina.

Campi

Fai clic su un campo per impostare Cosa scrive l’agente qui (la prima descrizione dà anche il nome al campo), il Tipo (testo breve, testo lungo, numero, importo, data, scelta; una tabella è un elenco), Obbligatorio e i limiti come lunghezza, opzioni, valuta o formato.

Il testo dentro un campo è il suo esempio, controllato a ogni salvataggio. Per numeri, importi e date impostalo in Esempio.

Elenchi, parti facoltative e blocchi

Un elenco ripete la prima riga per ogni voce, come le righe di una fattura; le altre righe servono solo all’esempio. Una parte facoltativa compare solo quando l’agente dice che serve, come le coordinate bancarie: attiva Solo quando serve su qualsiasi elemento e indica quando.

Il + tra due pagine, o Aggiungi pagina in Pagine, aggiunge una pagina vuota (una slide in una presentazione) che ogni documento include una volta; le icone sopra una pagina la spostano, duplicano o eliminano. Report e presentazioni sono fatti di blocchi, come una copertina o una slide finale: selezionane uno per dire a cosa serve e quante volte l’agente può usarlo.

Aspetto

Stile, nella barra a sinistra, imposta il colore principale, il colore della pagina e la coppia di caratteri quando il modello li supporta, come tutti i modelli di partenza; un’email imposta anche il colore attorno alla colonna. Un’immagine ancora da scegliere, come il logo di un modello di partenza, è un riquadro tratteggiato sulla pagina: fai clic o trascinaci un file. Intestazione e piè di pagina ripetono una riga su ogni pagina stampata, con il numero di pagina e il totale da Inserisci.

Componi la pagina

Una pagina è fatta di elementi: Testo, Riquadro evidenziato, Immagine, forme (Rettangolo, Cerchio, Triangolo, Linea), Tabella, Colonne (due o tre affiancate), Spazio e una riga divisoria. Aggiungine uno da Elementi, oppure trascina un file immagine sulla pagina (sopra un’immagine la sostituisce); selezionalo per cambiarlo nel pannello laterale, Duplica o Elimina.

Gli elementi hanno uno Sfondo o un Riempimento (un colore o un gradiente), Colore del testo, Bordo, Angoli, Ombra e Opacità.

Pagine a scorrimento (i modelli A4 tranne l’attestato): gli elementi si impilano e la pagina cresce con il contenuto. Riordina trascinando la maniglia di un elemento o con Alt+↑/↓. Imposta Larghezza, Posizione, Dimensione del testo e Allineamento del testo.
Pagine fisse (slide e attestato): trascina un elemento per spostarlo e le sue maniglie per ridimensionarlo, oppure scrivi Posizione e dimensioni; le guide lo agganciano alla pagina e agli altri elementi. Usa Allinea alla pagina, Porta avanti, Porta indietro e i tasti freccia.

Quando gli agenti usano le tue modifiche

Un salvataggio senza problemi vale dal documento successivo degli agenti; altrimenti l’editor elenca i problemi e gli agenti tengono l’ultima versione valida. Scarica lo salva compilato con i suoi esempi, come lo producono gli agenti: PDF, HTML e immagini per presentazioni ed email.

Attenzione — Archivia, nel menu ⋯, impedisce a ogni agente di compilare il modello; viene rifiutato per l’unico modello di un agente o workflow che ne richiede uno. Ripristinalo da Mostra archiviati.

Modelli email

Un’email è una colonna da 600 px su un colore di sfondo, costruita con gli stessi elementi, solo su pagine a scorrimento. Gli agenti la compilano in un messaggio pronto per i programmi di posta, salvato nel Workspace, e la inviano con gli strumenti email. L’approvazione mostra il messaggio vero, e non parte nulla se il file cambia dopo l’approvazione. Le immagini viaggiano dentro il messaggio; un campo link riempie un pulsante o un link con un indirizzo fornito dall’agente.

Collega agenti e workflow

Apri Connessioni dal menu ⋯ di un modello nell’elenco Modelli, oppure dalla sezione Modelli del canvas Connessioni di un agente. Con più modelli l’agente sceglie in base alla riga «quando usarlo» e ripiega sul modello Predefinito. Modello obbligatorio toglie gli strumenti per documenti liberi, così ogni documento nasce da un modello. I modelli e l’impostazione di un workflow valgono per i suoi passaggi agente.

Regola — I collegamenti vengono controllati a ogni compilazione, approvazioni comprese. Rimuoverne uno ha effetto subito.

Chiedi all’assistente

L’assistente della dashboard può creare un modello da un modello di partenza o da HTML, leggere e riscrivere l’HTML di un modello, cambiare un layout da un’istruzione («metti il logo a destra»), rinominare un modello o modificarne la riga «quando usarlo», archiviarlo e collegarlo ad agenti e workflow. Ti mostra ogni modifica prima e la applica solo quando confermi; una modifica al layout mantiene tutti i campi, salvo tua diversa richiesta.

Cosa può e non può fare l’agente

L’agente sceglie il modello, i blocchi, i valori, il titolo, il nome del file e la cartella. I valori non validi vengono rifiutati con l’elenco di tutti i problemi. Il PDF e il suo HTML sorgente finiscono in documents/ nella Home dell’agente o nella cartella del workflow, un’email in documents/emails/ (dove finiscono i file). I documenti compilati sono in sola lettura: per correggerne uno, l’agente compila di nuovo il modello.

Limiti

Elemento	Limite
HTML del modello, immagini comprese	512 KB
Una immagine	250 KB
Elenco dei campi visto dagli agenti	12 KB
Campi, compresi campi degli elenchi e parti facoltative	60
Blocchi per modello / per documento	16 / 60
Righe in un elenco	200
Modelli per agente o workflow	8